フリーアドレスを導入したい！導入の事前準備について解説

フリーアドレスを導入したいけれど、「上手く導入できるか不安」「何をしたらいいのか分からない」という方のために、この記事ではフリーアドレスを導入するにあたっての事前準備について解説いたします。

フリーアドレス導入の事前準備

事前準備1　フリーアドレス導入の目的を明確化する

事前準備2　ペーパーレス化を進める

事前準備3　在籍率や在籍時間から座席設定率を検討する

フリーアドレス導入の事前準備

フリーアドレスを上手く取り入れるには、事前準備が欠かせません。
どのような準備が必要か解説いたします。

１　フリーアドレス導入の目的を明確化する

「導入する企業が増えているから」などの曖昧な理由でフリーアドレスを導入すると、浸透せずに失敗してしまう可能性が上がります。
何故フリーアドレスを導入するのか、理由をハッキリさせて事前に周知しておくことが大切です。
２　ペーパーレス化を進める

ペーパーレス化を進めておくことで場所に縛られずに業務が可能になり、フリーアドレスを導入しやすくなります。
３　在籍率や在籍時間から座席設定率を検討する

フリーアドレスのメリットを最大限に活かすには、座席数の設定は重要になります。
在籍率や在籍時間から座席設定率を検討し、過不足のない座席数を用意できるようにしましょう。
４　座席の運用形式を検討する

フリーアドレスには「完全フリーアドレス」「グループアドレス」という２つの運用形式があります。

完全フリーアドレス

部署やチーム関係なく、全員が自由に座席を選択することができる運用形式です。
大幅なオフィススペース効率化を図ることが可能になります。

グループアドレス

部署やチームメンバー内だけで自由に座席を選択する運用形式です。
エリア毎にまとまって位置替えをすることも可能です。

どちらか一方だけでなく、この部署はグループアドレスで、他の部署は完全フリーアドレスなど柔軟に取り入れることでそれぞれに合った形式を考えましょう。

※ これは座席数の採用例です。

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５　オフィスレイアウトを考える

座席設定率と座席の運用形式が決まったら、オフィスレイアウトを考えましょう。
コミュニケーションを取りやすい席の配置、集中作業用の席など目的ごとに検討することが大切です。
また、実際の導入に向けてレイアウト変更がしやすいデスクや各自持ち物を格納できるロッカーなどのオフィス用品を準備することをおすすめいたします。

座席管理システム「セキメル」では、オフィスレイアウトに合わせた座席選択画面を作成することができます。
６　運用ルールを決める

フリーアドレスを上手く取り入れるには運用ルールを決めることが必要不可欠です。
運用ルールは下記のようなものが考えられます。
- 固定席にしないためのルール
- 電話や郵便物の取り次ぎ方法
- 書類管理のルール
- 整理整頓のルール
- 私物の扱い方
- 席を利用した後の清掃
７　座席管理システムを導入する

フリーアドレスを導入するのであれば、座席管理システムも同時に導入することをおすすめします。
座席管理システムには、座席の予約や誰が何処に座っているかなどの確認が行えるなど、フリーアドレスの運用を手助けする機能が備わっています。

座席管理システム「セキメル」には、座席予約や出社・在席状況を見える化する機能の他、伝言所在やタイムカードなど便利な機能が備わっています。

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